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Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

La dématérialisation des factures : une véritable solution numérique

Depuis janvier 2020, la dématérialisation des factures est entrée en vigueur pour le secteur public.

La loi de Finances 2020 a imposé cette réglementation et cette transformation numérique touchera également bientôt les entreprises du secteur privé. En effet, peu importe leur taille et leur domaine d’activité, elles seront « contraintes » de passer à la facturation électronique en suivant un calendrier de mise en application, qui débutera à partir du 1er janvier 2023 et se terminera le 1er janvier 2025.

Par ailleurs, il faut savoir que la dématérialisation des factures existe déjà depuis plusieurs années, même si elle n’était aucunement obligatoire.

Elle permet désormais aux organisations de facilement traiter un large volume de factures, et cela, peu importe le niveau de complexité du processus.

Qu’est-ce qu’implique une dématérialisation des factures ?

Lorsque l’on parle de dématérialisation des factures, cela implique le fait de changer le processus d’échanges de documents et de factures (en partie ou en totalité) par un traitement automatisé qui va se baser sur des documents numériques.

Ces documents ou données numériques quant à eux peuvent être sous un format électronique comme des fichiers structurés du type XML ou CSV, tout comme ils peuvent être sous forme de fichiers non structurés comme les fichiers PDF. Dans certains cas, ils seront sous format de documents papier qu’il faudra numériser en utilisant des dispositifs de scan, de lecture automatique de document (LAD) ou encore de reconnaissance de caractère (OCR).

Bien évidemment, les entreprises peuvent également avoir recours à une solution plus simple comme un outil de dématérialisation des factures afin de faciliter au maximum le traitement de ses données.

XEFI, qui est un éditeur de ses propres logiciels, offre une multitude de solutions aux sociétés dans le but de leur permettre de centraliser tous les documents liés aux fournisseurs et aux clients sur une seule plateforme. Cela permet donc aux équipes de mieux accéder aux informations requises, mais aussi d’optimiser leur collaboration.

La dématérialisation des factures : une véritable solution numérique

Pourquoi est-ce nécessaire d’avoir recours à la dématérialisation des factures ?

Étant donné que la digitalisation des entreprises prend de plus en plus d’ampleur, il devient évident que la dématérialisation des factures en fasse aussi partie.

Hormis cette obligation émise par la loi, les enjeux de la dématérialisation des factures sont bien plus conséquents. D’une part, les échanges de documents avec les clients et les fournisseurs deviennent plus simples, mais cela permet aussi de réduire certains coûts importants lorsque les factures électroniques sont utilisées. À ce jour, il faut savoir que le traitement manuel d’une facture papier peut coûter entre 9,4 et 20,80 euros. De ce fait, d’un point de vue financier, la facturation électronique est très avantageuse.

En outre, avec cette solution, les entreprises évitent de perdre leurs factures, ce qui peut, encore une fois, avoir un impact financier néfaste pour elles.

À cela, d’autres avantages s’ajoutent comme notamment :

  • Un gain de temps qui permet de diminuer le traitement manuel des factures papier entrantes et sortantes ;
  • Plus de rapidité de règlement pour traiter les factures des fournisseurs et autres clients ;
  • Une réduction des risques évitant ainsi de perdre les documents. Cela permet d’avoir une meilleure traçabilité et de préserver la trésorerie par la même occasion ;
  • Réduire l’impact écologique ainsi que tous les coûts impliqués dans l’impression d’une facture sous format papier par 70 % ;
  • Une bonne optimisation de la chaîne de traitement qui comprend une approche automatique de la facture, d’un bon de commande et d’un bon de livraison.

En somme, il s’agit d’une solution plus qu’intéressante pour les entreprises, qu’elles soient du secteur public ou privé.

Pourquoi est-ce nécessaire d’avoir recours à la dématérialisation des factures ?

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

Il faut savoir que la législation française prévoit deux formats distincts.

1. L’échange de données informatisé (EDI)

Afin de transmettre ou de recevoir une facture électronique, il est possible d’utiliser un logiciel spécialisé qui facilite l’échange automatique de données entre deux ordinateurs par des messages standardisés.

Cette méthode a l’avantage d’offrir un excellent niveau de sécurisation et d’automatisation. Avec ce type de processus de dématérialisation des documents, la perte de temps et les coûts de gestion des factures sont considérablement réduits.

2. Le format Word ou PDF

Cette méthode peut être utilisée lorsque le destinataire l’accepte.

Elle a le mérite d’être une solution rapide à mettre en place et qui nécessite uniquement une simple installation d’une imprimante virtuelle sur l’outil de facturation. Ainsi, cela permet d’exporter la facture au format PDF et de la modifier en cas de besoin. On peut également y ajouter une signature électronique.

Que faut-il ajouter dans la facturation électronique ?

À titre d’information, il faut savoir que le contenu d’une facture électronique inclut le même type d’obligation que la version papier.

Par exemple, dans le processus de traitement pour la dématérialisation des factures fournisseurs, il sera important de mettre :

  • L’identité de chacune des parties incluant le nom complet, l’adresse ainsi que les numéros d’identification à la TVA ;
  • Une date d’émission ;
  • Un numéro de facture ;
  • Les détails des produits/services avec la date de livraison ou d’exécution ;
  • Les détails du coût hors taxes ainsi que le montant des taxes à payer.

D’autres éléments s’ajoutent aussi à cela comme l’authenticité de la facture, la non-répudiation de celle-ci à travers un certificat électronique et un code d’authentification de message (MAC) pour prouver son intégrité.

Bien évidemment, tout ceci s’applique à n’importe quel type de facturation.

Comment mettre en place la dématérialisation des factures ?

Qui est concerné par la mise en place de la dématérialisation des factures ?

Instaurée par la loi de Finances, elle concerne toutes les sociétés du secteur public depuis janvier 2020, et devra être mise en place dans toutes les entreprises du secteur privé à partir de 2023. Cette dématérialisation va bien évidemment inclure les factures, mais cela pourra aussi concerner d’autres documents comme un bulletin de paie dématérialisé.

La dématérialisation des factures est un enjeu clé pour les entreprises dans les années à venir, mais certaines ne sont pas concernées. En effet, les entreprises émettant seulement des factures à destination des particuliers ne seront pour l’instant pas soumises à cette obligation légale. Cela veut dire que seules les entreprises ayant un business model en B2B ou B2G seront concernées. 

Par ailleurs, seules les entreprises assujetties à la TVA, c’est-à-dire toutes les entreprises exceptées celles sous régime de micro-entreprise et les sociétés de capitaux ayant choisi de ne pas être assujetties à la TVA, seront concernées par le projet de loi relatif à la dématérialisation des factures. 

Quel est l’objectif de la dématérialisation des factures ?

L’objectif de la facturation électronique permet globalement d’avoir une meilleure gestion des dépenses. En plus du fait d’être plus économique pour le budget entreprise, cela protège des risques de fraudes, de litiges ou de non-conformité.

La généralisation des factures électroniques aux entreprises a pour but :

  • D’améliorer la détection des fraudes.
  • D’améliorer la connaissance de l’activité des entreprises en temps réel.
  • De simplifier le processus pour les entreprises, en leur permettant de renforcer leur compétitivité grâce à l’allègement de la charge administrative et la diminution des délais de paiement. La dématérialisation des factures va permettre des gains de productivité pour les entreprises et représentera un gain d’environ 4,5 milliards d’euros pour l’économie.
  • De simplifier la vie des entreprises par rapport aux obligations déclaratives en matière de TVA, grâce au pré-remplissage des déclarations. 

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