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Impression de documents : comment contrôler son budget ?

Impression de documents : comment contrôler son budget

Mieux comprendre le budget d’impression en entreprise

Selon les statistiques, le service impression en entreprise coûte entre 1 à 3 % de son chiffre d’affaires annuel, un budget colossal qui est très souvent sous-estimé. Cela signifie qu’un employé d’une PME doit imprimer approximativement 12 000 pages en moyenne chaque année, ce qui représente un coût exorbitant pour les chefs d’entreprise. Il faut savoir que celui-ci se subdivise en deux groupes principaux :

  • Les dépenses tangibles qui englobent l’acquisition des photocopieurs, des imprimantes, des toners ou des cartouches d’encre, sans oublier leur maintenance. Visibles et définies, ces dépenses peuvent être contrôlées.
  • Les dépenses intangibles comprennent toute impression documents, les photocopies ou encore, l’assemblage d’un fichier en reliure. Étant donné qu’elles sont difficilement identifiables, celles-ci ont un impact direct sur le budget, y compris sur la productivité.

Par ailleurs, beaucoup d’entreprises possèdent des matériels d’impression bien plus qu’elles n’en ont besoin, pensant que chaque département doit avoir son propre matériel pour imprimer des documents. Bien évidemment, tout cela à un prix ! Outre un parc d’imprimantes trop grand, la gestion du stock des consommables (le papier d’impression, les cartouches…) a une incidence sur le budget alloué à cet usage.

Mieux comprendre le budget d’impression en entreprise

Peut-on maîtriser son budget d’impression de documents ?

Que cela soit pour imprimer ou faire une photocopie, les équipements d’impression font partie intégrante de l’infrastructure de chaque entreprise. Bien que l’impression numerique soit indispensable, il est tout à fait possible de prendre le contrôle de ses dépenses.

En vous tournant vers un prestataire expérimenté et reconnu, celui-ci réalise un audit de votre parc d’imprimantes. Dans cette optique, XEFI établit un diagnostic du parc informatique de son entreprise cliente afin de déterminer la solution print qui lui convient le mieux. Pour répondre aux besoins et aux budgets de ses clients, ce dernier propose la solution Print by XEFI, vous donnant le choix entre un photocopieur qualitatif et la meilleure imprimante multifonction pour la création de votre parc d’impression. Le but, c’est que vous ayez un matériel qui répond à vos besoins. De même, vos collaborateurs seront formés à leur utilisation, optimisant leur productivité et la maintenance est gérée par XEFI, ce qui permet à une entreprise de mieux maîtriser son budget.

Raisons pour contrôler le nombre d’impressions de documents en entreprise

Raisons pour contrôler le nombre d’impressions de documents en entreprise

Le fait qu’un collaborateur imprime 12 000 pages annuellement, cela représente en soi 60 kg de papier. Parmi toutes ces impressions, un bon nombre de documents ont été imprimés ou photocopiés sans de véritables raisons. Selon les chiffres, 38 % d’employés impriment leurs courriers électroniques, ce qui implique que dans la majorité des cas, un papier imprimé sur quatre documents atterrit directement dans la poubelle à la suite de son impression.

À l’heure où l’environnement est l’un des enjeux majeurs aussi bien pour l’État que pour le milieu professionnel, il est temps d’agir pour limiter toutes formes de gaspillages liées à l’impression. La préservation de l’environnement est de la responsabilité de tout un chacun.

De surcroît, les habitudes de surimpression ont un impact direct sur l’enveloppe allouée à cet effet. Une bonne maîtrise permettra à chaque entreprise d’économiser ses ressources.

Comment contrôler le nombre d’impressions de documents par salariés

Comment contrôler le nombre d’impressions de documents par salariés ?

Plusieurs solutions existent, permettant à une entreprise de contrôler le nombre d’impressions de documents par collaborateurs. En voici quelques exemples :

Éduquez vos salariés sur les bonnes habitudes d’impression de documents

La première étape consiste à conscientiser vos collaborateurs sur les bonnes pratiques à adopter lorsqu’ils doivent imprimer ou faire la photocopie d’un document quelconque. Il est primordial qu’ils comprennent que ce contrôle est surtout lié au budget de l’entreprise, tout comme l’impact de ces impressions sur nos ressources naturelles, et non une manière de les surveiller. Par exemple, les bonnes pratiques sont :

Imprimer les bonnes quantités de documents

Plus un document ou un fichier est imprimé en grande quantité, non-indispensable, plus le prix sera élevé pour l’entreprise en termes de papier, de cartouches d’encre ou autres. Nous vous recommandons d’imprimer un document seulement s’il est vraiment nécessaire, parce que les impressions superflues ont une forte influence sur le budget.

Imprimer vos documents en noir et blanc

Comme nous le savons tous, imprimer un document en couleur est bien moins rentable qu’une impression en noir et blanc, que vous ayez une imprimerie offset, une imprimante multifonction ou autre. En effet, le prix d’une cartouche d’encre ou de toner couleur est bien supérieur à celui d’une noire. Nous vous conseillons d’imprimer en couleur uniquement quand c’est nécessaire, sinon privilégiez les impressions en noir et blanc.

Imprimer sur les deux faces d’une feuille

Même si cette impression semble évidente, beaucoup de collaborateurs ne le font pas. Que cela soit pour une impression ou pour une photocopie, utilisez à bon escient le recto et le verso d’une feuille de papier et tâchez d’imprimer le bon format. Cela permettra à une entreprise de faire des économies considérables sur ses rames de papier.

Imprimer sans reliure

Bien que la reliure confère une finition épurée à vos documents, elle pèse lourd sur l’enveloppe de l’entreprise. Par exemple, l’impression de trois pages recto verso peut très bien se passer de reliure.

Instaurez une politique d’impression en interne

Il n’y a rien de mieux que la mise en place d’une politique interne pour avoir le contrôle total sur son budget consacré à l’impression. Celle-ci fait référence aux règles instaurées avec l’objectif d’organiser les bonnes pratiques que chaque collaborateur doit appliquer, sans pour autant nuire à son activité. Parmi ces règlements internes, nous retrouvons :

  • La sécurisation des documents imprimés étant donné que certains sont hautement sensibles.
  • La réduction de toute impression jugée inutile.
  • L’optimisation de la productivité.

Par ailleurs, un chef d’entreprise peut également utiliser un logiciel de gestion des impressions, ce qui lui permettra d’ouvrir l’accès à certains collaborateurs. De plus, c’est cette solution informatique peut :

  • Bloquer l’accès d’un salarié si celui-ci essaie d’utiliser un scanner document alors qu’il n’est pas autorisé à le faire.
  • Être configurée de sorte que les impressions soient en couleur ou en noir et blanc.
  • Ouvrir ou restreindre les impressions grand format.
  • Communiquer à chaque salarié un code d’authentification, limitant les éventuels abus.
Comment contrôler le nombre d’impressions de documents par salariés

XEFI vous accompagne dans la réduction de vos dépenses liées à l’impression

Faire évoluer le parc machine permet de bénéficier d’équipements dernière génération, plus économes en énergie et en consommables. Grâce à des partenaires historiques, XEFI est en mesure de vous proposer une gamme complète d’imprimantes jet d’encre ou laser, en fonction de vos besoins et de votre budget. 

Opter pour une solution packagée vous aide à maîtriser votre coût d’impression par le biais d’un forfait. L’offre Full Print de XEFI facilite la gestion de votre coût d’impression, avec une gestion facilitée de votre budget et une grande flexibilité dans la gestion du quotidien. 

Dans le cadre d’une politique de gestion des impressions, il est possible de déployer un logiciel de gestion des impressions qui vous permettra d’optimiser, de gérer et de contrôler les impressions de votre parc machine. Ce type de logiciel permet un paramétrage assez fin du parc machine pour imposer les bonnes pratiques en termes d’impression à l’ensemble des collaborateurs, gérer les droits d’utilisateurs et des quotas d’impressions, surveiller l’utilisation des consommables, simplifier le choix du périphérique en fonction de la demande d’impressions. 

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