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Pourquoi faire un contrat de maintenance ?

faire un contrat de maintenance

Bien comprendre le contrat de maintenance informatique

Le contrat de maintenance se définit comme une convention liant deux parties, le prestataire de services informatiques qui s’engage auprès de son entreprise cliente pour assurer l’entretien, la performance ainsi que le maintien du bon fonctionnement de son parc informatique, tout en lui apportant une assistance au cas où les équipements ou les logiciels présenteraient un dysfonctionnement. D’un point de vue légal, le contrat de maintenance met à la charge du prestataire des obligations que celui-ci devra honorer lors de ses prestations de services envers son entreprise cliente contre une rémunération.

Le contrat de maintenance matériel informatique englobe toutes les actions de diagnostic, de révision, les interventions d’un technicien informatique pour un dépannage ou une réparation, la gestion, le contrôle et la vérification des appareils informatiques et des logiciels, l’anticipation de tout type de dysfonctionnement, le remplacement des pièces défectueuses entre autres.

Il faut savoir que le type de contrat de maintenance signé par une entreprise cliente détermine le périmètre d’action de son prestataire de maintenance. Raison pour laquelle il s’avère judicieux de prévoir la signature d’un avenant au contrat de prestation en maintenance informatique, permettant de rectifier certaines clauses pour que les missions du prestataire puissent évoluer en même temps que son client.

comprendre le contrat de maintenance informatique

Contrat de maintenance : les types de maintenance informatique

Il est important de souligner que les types de maintenance définissent avec précision le niveau ainsi que le périmètre de maintenance d’un prestataire auprès de son client. Ceux-ci se présentent en trois catégories :

Le premier type est la maintenance preventive qui a pour objectif principal de procéder à des contrôles réguliers sur l’état du système informatique et des matériels afin d’effectuer un entretien adéquat. Le fait de vérifier les appareils informatiques à des intervalles réguliers permet au prestataire de services d’anticiper et de réduire le risque que son client rencontre des problèmes.

La maintenance corrective consiste à corriger les bugs informatiques et à remettre en bon état les équipements ou logiciels défectueux. Le client prend contact avec son prestataire de maintenance lorsqu’un problème survient. À son niveau, le prestataire élabore un diagnostic détaillé pour identifier l’origine du souci afin de trouver une solution efficace et appropriée. Chez XEFI, nos équipes techniques sont proactives dans leurs interventions, que cela soit pour prodiguer des conseils personnalisés, de prendre le contrôle de la situation via une télémaintenance ou encore lorsqu’elles se déplacent sur le site du client. À titre d’information, l’équipe de XEFI intervient entre 4 à 36 heures ouvrables en fonction de la gravité et de la nature du problème.

La maintenance évolutive implique la mise à jour des logiciels et des matériels ainsi que la sécurisation des données. L’objectif est de veiller à ce que le client soit en phase avec les technologies évolutives.

Les types de contrats de maintenance pour entreprise :

Il existe six types de contrats :

  • La convention de maintenance informatique.
  • Le contrat de développement de logiciel spécifique.
  • Le contrat d’intégration de logiciels.
  • Le contrat d’externalisation informatique.
  • Le contrat d’Application Service Provider.
  • Le Contrat Software As A Service (SAAS).
les types de maintenance informatique

Quelles sont les obligations du prestataire et du client liés par un contrat de maintenance ?

Les parties liées par le contrat de maintenance ont l’obligation de respecter les termes et les clauses qui y figurent.

Contrats de maintenance : les responsabilités contractuelles du prestataire

Tout comme dans le cadre d’un contrat de prestation de services, les contrats de maintenance impliquent l’obligation d’information. Autrement dit, l’expert en maintenance a un devoir d’information qui pèse sur lui. Ainsi, dans le cadre de sa prestation de service, celui-ci est dans l’obligation légale de :

  • Donner des renseignements précis.
  • Donner des conseils appropriés.
  • Venir avec des solutions adéquates et adaptées aux besoins de son entreprise cliente.
  • Faire une mise en garde d’éventuels problèmes.

Les contrats de maintenance incombent au professionnel un devoir de conseil. Si celui-ci n’est pas honoré, il faut savoir que sa responsabilité contractuelle peut être engagée.

Outre son obligation d’information, une obligation de moyens pèse sur le spécialiste en maintenance. Il est important de souligner qu’il s’agit d’une obligation de moyens et non de résultat. Ce dernier doit faire de son mieux pour mener à bien sa mission. En effet, du fait que les aléas sont assez conséquents, on ne peut pas lui reprocher de ne pas avoir atteint le résultat souhaité si celui-ci dispose des preuves des moyens mis en place pour accomplir sa mission. Celui-ci a également une obligation de confidentialité et d’intervenir dans les meilleurs délais.

Contrats de maintenance : les responsabilités contractuelles de l’entreprise cliente

Elle est également tenue à respecter certaines obligations :

L’entreprise a l’obligation de payer pour le service fourni, que cela s’agisse d’un forfait, d’un abonnement annuel ou encore d’un montant en fonction des interventions tenues.

Elle a la responsabilité contractuelle de collaborer. En effet, elle doit communiquer toutes les informations, permettant au prestataire d’exécuter sa mission correctement.

les obligations du prestataire et du client liés par un contrat de maintenance

Comment résilier un contrat de maintenance ?

Les contrats de maintenance peuvent prendre fin à l’initiative de l’une des deux parties. Voici les deux cas de figure :

Lorsque le contrat de maintenance est à durée déterminée. Dans ce cas, l’entreprise et l’expert en maintenance attendent l’échéance de la convention. Toutefois, il est possible de mettre fin au contrat d’un commun accord.

Lorsque la convention est à durée indéterminée. Dans ce contexte, une demande de résiliation peut être faite à condition de respecter un délai raisonnable. Au cas contraire, celle-ci peut être considérée comme une rupture abusive par la justice.

Dans les deux cas de figure, la meilleure solution est d’adresser une lettre de résiliation par courrier recommandé, sans oublier l’accusé de réception.

résilier un contrat de maintenance

Comment rédiger un contrat de maintenance informatique ?

Le contrat de maintenance et d entretien doit être rédigé avec le plus grand soin du fait qu’il détermine les périmètres d’action de l’entreprise maintenance informatique. Les informations ci-dessous doivent y figurer pour une bonne gestion contrat de maintenance :

  • La désignation de chaque partie.
  • La nature et l’objet de la convention.
  • Le tarif.
  • Préciser clairement les modalités de règlement (forfait, abonnement, au ticket).
  • La durée de la convention.
  • Les obligations des deux parties.
  • La clause pour résilier la convention.
  • Les résolutions des litiges.
  • Les clauses de confidentialité.

Cette liste n’est pas exhaustive.

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